Verifactu y la factura electrónica obligatoria: qué cambia para tu negocio

La factura electrónica deja de ser una opción para convertirse en una obligación. El reglamento conocido como Verifactu, que desarrolla la Ley Antifraude, marca cómo deben funcionar los programas de facturación de autónomos y empresas. Entender qué cambia y prepararse con tiempo te ahorra prisas y riesgos.

Qué es Verifactu

Verifactu obliga a que el software de facturación genere registros íntegros, conservados, trazables e inalterables. Cada factura queda encadenada con la anterior mediante una huella digital, de modo que no se pueda modificar ni eliminar sin dejar rastro. Las facturas incorporan además un código QR y, cuando el sistema remite los datos a la Agencia Tributaria, la leyenda «VERIFACTU». El objetivo es cerrar el paso al llamado software de doble uso, el que permite ocultar ingresos.

Hay dos formas de cumplir: que tu programa remita cada factura en tiempo real a la Agencia Tributaria, o que conserve los registros con plena trazabilidad a disposición de Hacienda. En ambos casos el software debe estar certificado por su fabricante mediante una declaración responsable.

A quién afecta y desde cuándo

Afecta a la práctica totalidad de autónomos y sociedades que emiten facturas, con excepciones como quienes ya están en el Suministro Inmediato de Información del IVA. La obligación se implanta de forma escalonada y las fechas se han ido ajustando: hay un plazo para que los fabricantes adapten sus programas y otro, posterior, para que los negocios usen ya una solución conforme. Por eso lo prudente es confirmar la fecha que te aplica y no apurar. Conviene saberlo: fabricar o usar software que no cumpla conlleva sanciones elevadas, que pueden alcanzar decenas de miles de euros.

Cómo prepararte

• Identifica tu herramienta actual. Si facturas con un programa de mercado, pregunta a tu proveedor si estará adaptado y certificado, y en qué versión.
• Si usas hojas de cálculo o un sistema propio, tendrás que migrar a una solución homologada. Es el caso que más conviene anticipar.
• Ordena tu numeración y tu archivo. Series de facturación claras y documentos bien conservados: la trazabilidad será la norma.

Un ejemplo habitual: un autónomo que lleva años facturando con una plantilla de hoja de cálculo. Para él Verifactu no es un ajuste, es un cambio de herramienta; hacerlo con calma —eligiendo bien y migrando su histórico— marca la diferencia frente a resolverlo a contrarreloj.

En NETCG & Asociados revisamos si tu software cumple, te ayudamos a elegir una alternativa si hace falta y planificamos la transición para que llegues a la fecha de obligación sin sobresaltos. Escríbenos y lo revisamos juntos.